הפקת כנסים - נטלי קולדנוב

הכנס שאף אחד לא ישכח...

אחד מהכלים החשובים והנפוצים של ארגונים להעברת מידע מקצועי, העברת דגשים עסקיים ובניית תדמית, הוא עריכת כנסים, בין אם מדובר בכנסים מקצועיים המיועדים לעובדי החברה או בין אם מדובר בכנסים שיווקים המיועדים להציג את החזון העסקי בפני לקוחות, משקיעים וכדומה.

בכדי שכנס ישיג את יעדיו, הוא חייב להיות מתוכנן בקפידה, לשדר איכות ולהביא עימו ערך מוסף למשתתפים.

השלב הראשון בתכנון אירוע מסוג זה הוא הגדרת התוכנית האסטרטגית - מטרות ותכנים שיש להנחיל למשתתפים בכנס. בהמשך יש לחשוב על המתחם האידיאלי לעריכת הארוע, השכרת הציוד הדרוש (מקרנים, במות, מערכת סאונד), הקייטרינג, התאורה, התאמת ציוד טכני ושיקולים לוגיסטיים מורכבים, בעיקר אם מדובר בהזמנת משתתפים מחו"ל.

כנסים מהזווית היצירתית

נכון, לרוב כנסים עוסקים בהנחלת ידע עיוני ופורמלי, חזון עסקי ונתוני מכירות, אך בכל זאת כדאי תמיד לחשוב על הערך היצירתי ולהוסיף עניין לנאומים ולהרצאות. גם כנס מקצועי ניתן להפוך לאירוע מרשים, חוויה יוצאת דופן שתותיר חותם בלתי נשכח.

איך מרתקים את הצופים ומשאירים אותם קשובים לאורך זמן?

דרך טובה, למשל, היא על ידי כתיבת הרצאות סוחפות ושימוש במצגות מעניינות, או שילוב של פאנלים מקצועיים בסוגיות ענייניות, רב שיח עם הקהל או מרצים חיצוניים, אנשי מקצוע מעולמות תוכן אחרים שיכולים לתת מענה משלים ומעניין למסרים הארגוניים.

לכל פרט יש משמעות בהשגת המטרה העסקית

בדיוק כמו בכל אירוע, חשוב לשים לב לכל הפרטים הקטנים, להכיר את פרופיל החברה, את מאפייני השירות או המוצר שהיא מציעה, אופי קהלי היעד שלה וכמובן, להפיק את המרב מתוך התקציב שעומד לרשותה. מפיקי אירועים מקצועיים, המתמחים בתחום הספציפי של הפקת ימי עיון וכנסים, יידעו להפוך עבורכם את האירוע לכלי יעיל, מקורי וחוויתי להעברת מסרים, להשגת יעדים ארגוניים ולשיפור המיתוג העסקי.

מבחינתי, כל אירוע שחברה מארגנת, בין אם הוא פנימי ובין אם הוא מיועד לקהל חיצוני, הוא כרטיס הביקור שלה, התדמית שתלווה אותה. וכאן אין מקום לטעויות. הפקת ערב גיבוש אוכנס איכותי המתוכנן בהקפדה על הפרטים ובשיתוף נותני השירותים המקצועיים ביותר בתחום, יזכה להצלחה מסחררת וישיג את כל המטרות העסקיות.